Подготовка Отчета по доходам и расходам

Отчет по доходам и расходам предназначен для формирования Книги учета доходов и расходов (КУДИР).

В графе Доходы отражаются суммы денежных средств, полученных от реализации товаров. В графе Расходы затраты на приобретение этих товаров (себестоимость).

Операции по прочим доходам и расходам: затраты на рекламу, аренду и т.д. можно добавить в отчет с помощью документа Прочие доходы и расходы.

Фарм-ревизор позволяет исключать, при необходимости, из отчета отдельные документы по реализации и ограничивать права пользователей по редактированию отчета.

Для подготовки Отчета по доходам и расходам выполните следующие действия:

1. На главной странице выберите Отчет по доходам и расходам или выберите в главном меню Отчеты - Отчет по доходам и расходам.
2. Щелкните мышью по кнопке Очистить параметры для того,чтобы сбросить условия, по которым отчет формировался в предыдущий раз.
3. Выберите период, за который будет формироваться отчет.
4. В поле Реализации выберите - Кассовые чеки. Отчет будет формироваться на основании кассовых чеков.
5. Щелкните мышью по кнопке Сформировать. В правой части окна появится готовый отчет. Для просмотра итоговых сумм прокрутите сформированный отчет вниз.

Отчет так же можно формировать на основании расходных накладных. Для этого в параметрах отчета в поле Реализации выберите - Расходные накладные. В этом случае первичными документами для отчета будут служить расходные накладные, а не кассовые чеки. Этот режим используется в том случае, когда необходимо сравнить итоговые суммы за период по пробитым чекам и расходным накладным.

Печать и сохранение отчета в файл

1. Щелкните мышью по кнопке Печать для того, чтобы распечатать готовый отчет.
2. Щелкните мышью по кнопке Выгрузить, если вы хотите сохранить отчет в виде документа в формате Excel.

Просмотр документов, на основании которых подготовлен отчет

1. В подготовленном отчете щелкните мышью по строке с содержанием операции. Откроется документ, на основании которого сформирована строка отчета.
2. Для просмотра информации о кассовых чеках в расходной накладной щелкните по кнопке Чеки.

Добавление в отчет сведений о прочих доходах и расходах

Для добавление сведений о прочих доходах и расходах используется документ Прочие доходы и расходы.

Для того чтобы создать новый документ с информацией по дополнительным доходам и расходам, выполните следующие действия:

1. На главной странице выберите Прочие доходы и расходы или в главном меню выберите Поступление - Прочие дохода и расходы. Будет создан новый документ, в который можно будет вносить информацию по дополнительным доходам и расходам. Каждая строка документа - запись об отдельной операции.
2. В первой строке документа укажите все реквизиты операции:
   - Введите наименование операции в том виде, как она будет отображаться в книге доходов и расходов.
   - Выберите тип операции - Доход или Расход.
   - Укажите сумму, номер и дату первичного документа, по которому произведена оплата (расход) или поступили денежные средства (доход).
3. Для добавления новой строки щелкните мышью по кнопке Добавить.
4. Щелкните мышью по кнопке ОК для того, чтобы записать документ и выйти из него.

В отчете по доходам и расходам каждая операция, указанная в документе, будет выводиться на дату первичного документа по списанию или поступлению денежных средств.

Просмотр списка документов с прочими доходами и расходами в журнале накладных

Все документы с прочими доходами и расходами хранятся в журнале накладных. Для того, чтобы вывести список этих документов:

1. Откройте Журнал накладных.
2. Выберите закладку Прочие расходы.
3. Выберите период, за который нужно отображать документы в журнале.
4. Нажмите Сформировать. Появится список документов с прочими доходами и расходами.
5. Для того, чтобы открыть нужный документ, два раза щелкните по нему кнопкой мыши или нажмите на кнопку Редактировать над списком документов. Также документ с прочими доходами и расходами можно открыть непосредственно из Отчета по доходам и расходам, для этого в открытом отчете щелкните мышкой по строчке с нужной операцией.

Корректировка отчета. Как убрать (добавить) реализации из Отчета по доходам и расходам

В каждой расходной накладной есть галочка В доходы и расходы. По умолчанию эта галочка включена, документ отображается в отчете.

Если необходимо, чтобы расходная накладная (и все кассовые чеки оформленные при продаже товаров из этой накладной) не отображались в отчете по доходам и расходам:

1. Откройте нужную расходную накладную. Это можно сделать из журнала накладных или непосредственно из отчета.
2. Отключите галочку В доходы и расходы.
3. Нажмите ОК для сохранения документа.
4. Сформируйте Отчет по доходам и расходам.
5. Все документы с отключенным признаком В доходы и расходы будут отображаться в отчете красным цветом.
6. Для того, чтобы скрыть эти документы, в параметрах отчета поставьте галочку Только включенные в доходы и расходы и сформируйте отчет еще раз. В отчет будут выведены только те реализации, у которых галочка В Доходы и расходы включена.

Признак В доходы и расходы в документах по реализации можно включать и отключать непосредственно из журнала накладных, например, если необходимо быстро обработать большое количество документов.

1. Откройте Журнал накладных.
2. Выберите закладку Реализации.
3. Выберите период, за который нужно отображать документы в журнале.
4. Нажмите Сформировать. Появится список расходных накладных.
5. Отметьте галочками нужные документы. Для того чтобы отметить все документы можно щелкнуть мышью по кнопке Отметить все.
6. Правой кнопкой мыши щелкните по списку документов. Появится меню.
7. В появившемся меню выберите: Доходы и расходы, затем Исключить документы из доходов и расходов. Все отмеченные документы будут исключены из отчета.
   Или выберите: Доходы и расходы, затем Включить документы в доходы и расходы для того, чтобы отмеченные документы стали отображаться в отчете.

Корректировка отчета. Как убрать (добавить) кассовый чек в Отчет по доходам и расходам

Рассмотрим ситуацию, когда чек был пробит, он отображается в ОФД, но он не отображается в списке чеков при нажатии на кнопку Чеки в расходной накладной и его нет в Отчете по доходам и расходам. Для корректного форомирования Отчета по доходам и расходам необходимо добавить чек к расходной накладной.

Для того,чтобы добавить к расходной накладной информацию о пробитом кассовом чеке:

1. Откройте нужную расходную накладную из журнала или отчета.
2. Проверьте, что в открывшемся документе галочка В доходы и расходы включена.
3. Нажмите на кнопку Чеки.
4. Щелкните мышью по кнопке Добавить чек. В списке чеков добавится новый чек.

Кассовые чеки из этого списка невозможно удалить. Но для каждого чека можно выбрать: выводить его или не выводить в отчете по доходам и расходам.

Обратите внимание на колонку Включать в доходы и расходы в списке чеков. Значок напротив чека обозначает, что чек активен и будет отображаться в отчете по доходам и расходам, значок - чек отключен и отображаться в отчете не будет.

Для того чтобы кассовый чек не отображался в Отчете по доходам и расходам:

1. Откройте нужную расходную накладную из журнала или отчета.
2. Нажмите на кнопку Чеки.
3. В списке чеков щелкните мышью по ячейке Включать в доходы и расходы. Значок изменится на . Операция по данному чеку больше не будет отражаться в отчете.

Ограничение прав пользователя по редактированию Отчета по доходам и расходам. Как запретить вносить изменения в Отчет по доходам и расходам.

Настройка прав пользователя позволяет ограничить доступ пользователей к отчету и запретить возможность вносить изменения в первичные документы. Если вы еще не настроили работу с программой по пользователям, рекомендуется это сделать. См. Как создать список сотрудников и настроить права доступа для них.

Ниже приведены некоторые рекомендации по настройке прав пользователей.

1. Отключите галочку Редактировать отчет по доходам и расходам. Будет запрещено добавление и редактирование документа Прочие доходы и расходы. Пользователь не сможет изменить признак В доходы и расходы в расходной накладной, как в самом документе, так и из журнала накладных. Так же будет запрещена корректировка любой информации по кассовым чекам.
2. Отключите галочку Отчет по доходам и расходам, если необходимо запретить пользователю видеть готовый отчет.
3. Отключите для документов галочку Удалять. Пользователь не сможет удалить любые документы.
4. Отключите галочку Изменять ранее проведенные документы. После того, как документ будет проведён, пользователь сможет открыть его для просмотра, но не сможет ничего в нем изменить.
5. Отключите галочки Печать кассового чека для проведенного документа, Печать кассового чека через кнопку печать для того, чтобы запретить печатать кассовые чеки для уже проданных ранее товаров.

24.11.2022 www.medbrak.ru

• Настройка прав доступа.
• Отчёт по минимальному ассортименту лекарственных препаратов.
• Подготовка отчета для Управления по тарифам